豊田通商が、統合基盤ソリューション「SPAIS」電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」を導入し、帳票基盤の刷新・統合と請求業務の電子化を実現

　ウイングアーク１ｓｔ株式会社（本社：東京都港区、代表取締役　社長執行役員CEO：田中 潤、以下ウイングアーク１ｓｔ）は、トヨタグループの総合商社である豊田通商株式会社（以下、豊田通商） が、豊田通商の帳票基盤の刷新・統合および請求業務の電子化にあたり統合基盤ソリューション「SPAIS（スパイス）」と電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent」を導入したことをお知らせします。

 

■背景
　豊田通商は、既存大型センタープリンターの老朽化、および電子帳票システムや統合帳票管理システムの保守期間切れに伴うリプレイスを契機に、ペーパレス化を促進する帳票基盤への刷新を検討していました。また、コスト削減やコロナ禍におけるリモートワークの推進のほか、請求書の作成や承認、郵送といった業務の電子化が急務となっていました。 
　IT基盤の強化や積極的なデジタル活用を進める同社では、IT変革による業務効率化の一環として、既存基幹システムの改修範囲を最小限に抑制した帳票基盤の再構築および紙帳票の電子化を検討し、これらの要件を満たすソリューションとして、「SPAIS」と「invoiceAgent 電子取引」を導入しました。 

採用した主なポイントは以下です。  
・SPAISによって帳票印刷のインターフェースを統合、既存システムの改修を抑制
・部門ごとに、印刷やアーカイブ、データ保管など、帳票の処理形態を柔軟に選択できること
・invoiceAgent 電子取引による請求業務の電子化 

■導入効果
　SPAISを活用した新帳票基盤の構築プロジェクトは2021年1月よりスタート、同年9月には運用を開始し、現在、豊田通商に加えて関連会社5社においても本システムが稼働しています。基幹システムから出力される各種帳票データは、SPAISに取り込まれて仕訳が行われ、汎用プリンターでの出力とともにPDF化、電子保管されています。 
　また業務改革として、請求業務の電子化とWeb配信にも着手し、2022年11月からスタートしたinvoiceAgent 電子取引の導入プロジェクトは、2023年5月に稼働しました。 

導入の効果は以下です。  
・大型プリンターから汎用型プリンターに移行したことで、大型プリンターの保守費用年間3,000万円が半減しました。さらに完全撤廃により2024年４月には保守費用はゼロになる予定です。  
・保管された電子帳票についての承認・却下等の確認処理を実施できるSPAISの帳票承認オプションを利用し、ワークフローシステムのように、対象の帳票に対する承認依頼から承認の作業を簡易的に実現し、現場担当者のチェック業務の効率化をはかりました。
 ・帳票の電子化によりペーパレス化を推進、紙帳票の印刷、保管や郵送にかかるコストを削減するとともに、作業負荷を軽減しました。
・場所を選ばずPCから閲覧・承認などのチェック作業ができリモートワークに貢献しています。 

　豊田通商では、多様な人材が活躍できる職場の実現づくりを推進しており、今回の帳票基盤の刷新・統合では、非IT部門から異動した社員が経験豊富なITシニアプロフェッショナルとペアを組みプロジェクトを遂行しています。
　今後は、数千社の取引先に対して請求書の電子化を促していき、Web配信の割合として60％を目標とした業務効率化の推進を検討しています。また、2024年1月に向けて、受領帳票の電子帳簿保存法対応の運用を業務部門の準備が出来次第、段階的な開始を検討しており、SPAISと基幹系システムや他の業務システムとの連携を推進し、電子帳票化を拡大させていく計画です。 

 

 ■事例紹介 
https://www.wingarc.com/product/usecase/989.html 

■豊田通商株式会社について
設立　　：1948年7月
所在地　：名古屋本社（本店）
事業概要：各種物品の国内取引、輸出入取引、外国間取引、建設工事請負、各種保険代理業務等
https://www.toyota-tsusho.com/